Formulario dei rifiuti digitale (xFIR): dal 13 febbraio 2026 cosa cambia davvero e come prepararsi
Il formulario dei rifiuti è da sempre il documento che garantisce la tracciabilità durante il trasporto: cosa viene movimentato, da chi, verso quale impianto e con quali responsabilità. Dal 13 febbraio 2026 questo strumento cambia forma: per molti operatori diventerà digitale, con un modello informatico chiamato xFIR, integrato nel sistema RENTRI.
Non è solo “il formulario in PDF”: è un nuovo modo di gestire la movimentazione, con firme digitali, aggiornamenti in corso di trasporto e condivisione tra tutti i soggetti coinvolti. Ecco cosa sapere, senza tecnicismi inutili.
Questo passaggio segna un’evoluzione profonda: il formulario non è più un documento statico compilato una volta sola, ma diventa un flusso digitale condiviso, aggiornato e firmato dai diversi soggetti coinvolti.
La digitalizzazione nasce dall’esigenza di superare le criticità tipiche del cartaceo: errori di compilazione, incongruenze tra le copie, ritardi nella restituzione dei formulari e difficoltà di controllo. Il nuovo sistema punta invece a una gestione più lineare, controllata e verificabile, in cui ogni passaggio è tracciato e ogni responsabilità è chiaramente attribuita.
Questo non significa solo “abbandonare la carta”, ma adottare nuove modalità di compilazione, firma e trasmissione dei dati. Per molte aziende, trasportatori e impianti, il cambiamento comporterà un ripensamento delle procedure interne, una maggiore attenzione agli strumenti digitali e una nuova organizzazione dei ruoli operativi.
Comprendere per tempo cosa cambia, chi è coinvolto e come funziona il nuovo formulario digitale è quindi essenziale per evitare rallentamenti, errori o criticità nella fase di transizione.
L’xFIR è infatti un documento nativamente digitale, progettato per funzionare all’interno di un sistema strutturato e interconnesso come il RENTRI, e non come un semplice file da compilare e archiviare.
A differenza del modello cartaceo, l’xFIR non è un documento statico compilato in un unico momento, ma un contenitore informativo dinamico, che accompagna il rifiuto lungo tutto il percorso di trasporto. Ogni soggetto coinvolto nella movimentazione, produttore o detentore, trasportatore e destinatario finale, inserisce e valida le informazioni di propria competenza, attraverso firme digitali che ne certificano l’autenticità e la responsabilità.
Questo approccio consente una tracciabilità molto più puntuale: ogni modifica, integrazione o aggiornamento viene registrato, rendendo il flusso dei dati più coerente e controllabile. L’xFIR, quindi, non si limita a sostituire la carta, ma introduce un nuovo modello operativo, in cui il formulario diventa parte integrante di un sistema digitale di gestione dei rifiuti, riducendo errori manuali, incongruenze tra le copie e criticità nella restituzione della documentazione.
Inoltre, l’xFIR è pensato per dialogare con software gestionali e servizi digitali, consentendo alle aziende di integrare la gestione dei formulari nei propri processi interni. Questo rende il formulario dei rifiuti non solo uno strumento di adempimento normativo, ma anche un elemento di ottimizzazione e semplificazione operativa, soprattutto per chi gestisce flussi frequenti o complessi.
Dalle indicazioni operative presentate in ambito Albo/associazioni di settore, dopo il 13 febbraio 2026:
In pratica: dal 13 febbraio 2026 il digitale diventa lo standard per gli operatori coinvolti e per chi è dentro RENTRI, ma possono coesistere due modalità a seconda dei soggetti e degli obblighi di iscrizione.
Prima che il trasporto inizi davvero, l’xFIR deve essere sottoscritto digitalmente dal produttore/detentore e dal trasportatore.
Qui cambia molto rispetto al cartaceo: non è solo “compilo e consegno il foglio”, ma si entra in un flusso digitale dove l’atto di firma è parte integrante della validità del documento.
Per i controlli su strada, il sistema prevede che il rifiuto sia accompagnato da:
In base alle indicazioni operative, il destinatario restituisce la copia completa del FIR firmata da tutti i soggetti, tramite RENTRI, entro due giorni lavorativi dalla presa in carico.
Le indicazioni operative riportano che produttori/detentori, trasportatori e destinatari iscritti trasmettono al RENTRI i dati dei FIR digitali relativi ai rifiuti pericolosi. La trasmissione può avvenire:
E può essere effettuata dal produttore oppure, per suo conto, da un delegato o dal trasportatore se incaricato della vidimazione/compilazione.
E, dettaglio importante: RENTRI ha specificato che alcune funzionalità in produzione sono rese disponibili prima, ma la firma digitale dei FIR è attiva dal 13 febbraio 2026.
Il formulario dei rifiuti diventa un processo condiviso e firmato digitalmente, dove ogni attore inserisce e valida le proprie informazioni, e dove la tracciabilità aumenta perché il documento non è più una gestione manuale fatta di copie, timbri e passaggi fisici.
Questo riduce errori “classici” (incongruenze, campi incompleti, ritardi di invio copie) ma richiede che aziende e trasportatori si preparino su:
Allinea il processo interno: chi compila il formulario dei rifiuti, chi lo controlla, chi lo firma, chi gestisce le eventuali anomalie.
Verifica l’operatività con fornitori/trasportatori/impianti: perché l’xFIR funziona davvero quando tutta la filiera è in grado di operare correttamente.
Scegli lo strumento: gestionale interoperabile, servizi RENTRI oppure app.
Forma le persone coinvolte, soprattutto su firma digitale e gestione del documento durante il trasporto.
Il formulario dei rifiuti diventa digitale: il modo migliore per affrontare il passaggio è arrivarci con processi chiari e una filiera già allineata.
Contatta Aloha Ecology per una consulenza operativa su gestione rifiuti, tracciabilità e adeguamento ai nuovi flussi legati a FIR digitale e RENTRI.
Non è solo “il formulario in PDF”: è un nuovo modo di gestire la movimentazione, con firme digitali, aggiornamenti in corso di trasporto e condivisione tra tutti i soggetti coinvolti. Ecco cosa sapere, senza tecnicismi inutili.
Dal formulario cartaceo al digitale: perché questo passaggio è così rilevante?
Con l’introduzione del FIR digitale (xFIR), il tradizionale formulario cartaceo lascia progressivamente spazio a un sistema informatizzato integrato nel RENTRI, il Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti.Questo passaggio segna un’evoluzione profonda: il formulario non è più un documento statico compilato una volta sola, ma diventa un flusso digitale condiviso, aggiornato e firmato dai diversi soggetti coinvolti.
La digitalizzazione nasce dall’esigenza di superare le criticità tipiche del cartaceo: errori di compilazione, incongruenze tra le copie, ritardi nella restituzione dei formulari e difficoltà di controllo. Il nuovo sistema punta invece a una gestione più lineare, controllata e verificabile, in cui ogni passaggio è tracciato e ogni responsabilità è chiaramente attribuita.
Cosa succede dal 13 febbraio 2026?
Il 13 febbraio 2026 rappresenta una data fondamentale per chi opera nella gestione dei rifiuti. A partire da quel momento, il formulario dei rifiuti entrerà ufficialmente nella sua fase digitale secondo quanto previsto dal quadro normativo e operativo del RENTRI.Questo non significa solo “abbandonare la carta”, ma adottare nuove modalità di compilazione, firma e trasmissione dei dati. Per molte aziende, trasportatori e impianti, il cambiamento comporterà un ripensamento delle procedure interne, una maggiore attenzione agli strumenti digitali e una nuova organizzazione dei ruoli operativi.
Comprendere per tempo cosa cambia, chi è coinvolto e come funziona il nuovo formulario digitale è quindi essenziale per evitare rallentamenti, errori o criticità nella fase di transizione.
Cos'é l'xFIR e perché non è solo un formulario in forato digitale
L’xFIR, ovvero il formulario dei rifiuti digitale, rappresenta l’evoluzione informatica del tradizionale Formulario di Identificazione dei Rifiuti. Tuttavia, definirlo semplicemente come una “versione digitale” del formulario cartaceo sarebbe riduttivo.L’xFIR è infatti un documento nativamente digitale, progettato per funzionare all’interno di un sistema strutturato e interconnesso come il RENTRI, e non come un semplice file da compilare e archiviare.
A differenza del modello cartaceo, l’xFIR non è un documento statico compilato in un unico momento, ma un contenitore informativo dinamico, che accompagna il rifiuto lungo tutto il percorso di trasporto. Ogni soggetto coinvolto nella movimentazione, produttore o detentore, trasportatore e destinatario finale, inserisce e valida le informazioni di propria competenza, attraverso firme digitali che ne certificano l’autenticità e la responsabilità.
Questo approccio consente una tracciabilità molto più puntuale: ogni modifica, integrazione o aggiornamento viene registrato, rendendo il flusso dei dati più coerente e controllabile. L’xFIR, quindi, non si limita a sostituire la carta, ma introduce un nuovo modello operativo, in cui il formulario diventa parte integrante di un sistema digitale di gestione dei rifiuti, riducendo errori manuali, incongruenze tra le copie e criticità nella restituzione della documentazione.
Inoltre, l’xFIR è pensato per dialogare con software gestionali e servizi digitali, consentendo alle aziende di integrare la gestione dei formulari nei propri processi interni. Questo rende il formulario dei rifiuti non solo uno strumento di adempimento normativo, ma anche un elemento di ottimizzazione e semplificazione operativa, soprattutto per chi gestisce flussi frequenti o complessi.
A chi si applica l'obbligo e chi resta sul cartaceo
Questo punto è fondamentale, perché spesso genera confusione.Dalle indicazioni operative presentate in ambito Albo/associazioni di settore, dopo il 13 febbraio 2026:
- I produttori/detentori non iscritti al RENTRI continuano a gestire il formulario in formato cartaceo
- Trasportatori e destinatari dovranno invece essere pronti a lavorare in entrambe le modalità, perché dipenderà dal produttore se la movimentazione avviene con FIR digitale o cartaceo
In pratica: dal 13 febbraio 2026 il digitale diventa lo standard per gli operatori coinvolti e per chi è dentro RENTRI, ma possono coesistere due modalità a seconda dei soggetti e degli obblighi di iscrizione.
Come funziona operativamente il formulario dei rifiuti digitale
1. Avvio del trasporto: chi compila e chi firma
All’avvio, il formulario digitale viene compilato e vidimatotramite RENTRI. Può farlo:- Il produttore/detentore
- Oppure il trasportatore su richiesta del produttore/detentore
Prima che il trasporto inizi davvero, l’xFIR deve essere sottoscritto digitalmente dal produttore/detentore e dal trasportatore.
Qui cambia molto rispetto al cartaceo: non è solo “compilo e consegno il foglio”, ma si entra in un flusso digitale dove l’atto di firma è parte integrante della validità del documento.
2. Durante il trasporto: aggiornamenti ed eventi
Durante il tragitto, il trasportatore può inserire informazioni su eventi di trasporto (ad esempio soste tecniche o trasbordi, quando previsti/necessari) e poi sottoscrive digitalmente gli aggiornamenti.Per i controlli su strada, il sistema prevede che il rifiuto sia accompagnato da:
- Una stampa del formulario digitale, oppure
- La possibilità di esibire il formulario digitale da dispositivo mobile, secondo le specifiche tecniche
3. A destino: accettazione o respingimento e chiusura del flusso
Arrivati all’impianto, il destinatario inserisce i dati di competenza (accettazione o respingimento) e firma digitalmente il FIR al momento della presa in carico.In base alle indicazioni operative, il destinatario restituisce la copia completa del FIR firmata da tutti i soggetti, tramite RENTRI, entro due giorni lavorativi dalla presa in carico.
Trasmissione dei dati al RENTRI: cosa viene comunicato e da chi
Altro nodo chiave: non è solo “usare il FIR digitale”, ma anche trasmettere i dati secondo regole precise.Le indicazioni operative riportano che produttori/detentori, trasportatori e destinatari iscritti trasmettono al RENTRI i dati dei FIR digitali relativi ai rifiuti pericolosi. La trasmissione può avvenire:
- Tramite interoperabilità (sistemi gestionali / API)
- Tramite i servizi di supporto RENTRI
E può essere effettuata dal produttore oppure, per suo conto, da un delegato o dal trasportatore se incaricato della vidimazione/compilazione.
Come si gestisce l'operatività: software, servizi RENTRI, app, API
RENTRI prevede più modalità, così anche chi non ha un gestionale complesso può adeguarsi:- Servizi di supporto per creazione e compilazione
- APP RENTRI FIR digitale per la gestione anche da mobile
- API per integrazione con software gestionali (interoperabilità)
E, dettaglio importante: RENTRI ha specificato che alcune funzionalità in produzione sono rese disponibili prima, ma la firma digitale dei FIR è attiva dal 13 febbraio 2026.
Cosa cambia per le aziende in concreto
Il cambiamento vero non è “il formulario non è più un foglio”, ma che:Il formulario dei rifiuti diventa un processo condiviso e firmato digitalmente, dove ogni attore inserisce e valida le proprie informazioni, e dove la tracciabilità aumenta perché il documento non è più una gestione manuale fatta di copie, timbri e passaggi fisici.
Questo riduce errori “classici” (incongruenze, campi incompleti, ritardi di invio copie) ma richiede che aziende e trasportatori si preparino su:
- Competenze interne (chi fa cosa)
- Strumenti digitali
- Gestione firme e procedure
Checklist pratica: come prepararsi prima del 13 febbraio 2026
Per prepararsi bene, conviene muoversi con logica, senza aspettare l’ultimo minuto:Allinea il processo interno: chi compila il formulario dei rifiuti, chi lo controlla, chi lo firma, chi gestisce le eventuali anomalie.
Verifica l’operatività con fornitori/trasportatori/impianti: perché l’xFIR funziona davvero quando tutta la filiera è in grado di operare correttamente.
Scegli lo strumento: gestionale interoperabile, servizi RENTRI oppure app.
Forma le persone coinvolte, soprattutto su firma digitale e gestione del documento durante il trasporto.
Il formulario dei rifiuti diventa digitale: il modo migliore per affrontare il passaggio è arrivarci con processi chiari e una filiera già allineata.
Contatta Aloha Ecology per una consulenza operativa su gestione rifiuti, tracciabilità e adeguamento ai nuovi flussi legati a FIR digitale e RENTRI.